Älä hukkaa aikaa työhaastattelussa - Ota käyttöön kompetenssipohjainen haastattelu
Työhaastattelu on tutkitusti vaikuttavin tekijä rekrytointipäätöksessä, ja siksi se kannattaa suunnitella huolellisesti, jotta ei hukkaa työnantajan tai haastateltavan aikaa. Ota käyttöön kompetenssipohjainen haastattelu, jonka ytimessä on tutkimustulos siitä, että henkilön toimintaa ennustaa parhaiten se, miten hän on toiminut aiemmin. Katso kattava paketti haastattelusi tueksi.
Rekrytointiprosessin vaihe 2: Selvitä, löytyykö kandidaateilta se, mitä tarvitset
Kun olet valinnut eteenpäin pääsevät hakijat, alkaa valmistautuminen työhaastatteluihin. Tässä vaiheessa on hyvä muistuttaa työhaastattelujen roolista koko rekrytointiprojektin kannalta. Haastattelujen tärkeimpänä tavoitteena työnantajan kannalta on yhtäältä saada kerätyksi mahdollisimman paljon todistusaineistoa siitä, löytyykö hakijalta tehtävän kannalta kriittiset ominaisuudet ja toisaalta työnhakijan kannalta tietoa siitä, onko tämä yritys ja tehtävä hänelle sopiva. Työnantajien onkin hyvä pitää mielessä etenkin näinä rekrytoinnin haasteiden aikana, että haastattelujen pitää palvella yhtä lailla myös työnhakijaa.
Tee haastattelusuunnitelma
Työhaastattelut ovat tutkitusti vaikuttavin tekijä rekrytointipäätöksessä sekä työnantajalle että työnhakijalle, ja siksi niihin tuleekin suhtautua niiden vaatimalla huolellisuudella. Haastattelujen aikana sinun on kyettävä kaivamaan kaikki tarvittava tieto kandidaatista päätöksentekoasi varten ja se on tehtävä kandidaattia arvostaen sekä hyvää työnantajamielikuvaa vahvistaen.
Haastatteluvaiheen ensimmäinen tehtävä on pohtia, miten rekrytointiprojekti etenee kokonaisuutena. Millaisia etappeja siinä on, kuinka monta haastattelukierrosta pidetään, ketkä osallistuvat työnantajan puolelta missäkin vaiheessa ja onko soveltuvuusarviointeja tai muita testejä.
Näin kykenet suunnittelemaan, mitä tietoa hakijalta täytyy kerätä ja mitä tietoa taas hänelle annetaan missäkin vaiheessa haastatteluprosessia, koska kaikkea tarvittavaa tietoa ei yhdessä haastattelussa pysty saamaan. Asiakkaillamme on yleensä useampia haastattelukierroksia, mutta kokemuksemme mukaan liian usein niistä jokaisessa selvitetään käytännössä samoja asioita useita kertoja eri henkilöiden toimesta. Mielestämme se on ajanhukkaa, ja tuntuu myös kandidaattien kannalta turhauttavalta sekä saattaa jopa vaikuttaa kandidaatin mielikuvaan työnantajasta.
Kuvaavaa on erään kandidaatin lausahdus, kun häneltä kysyttiin kolmannella haastattelukierroksella samoja asioita kuin ensimmäisellä kerralla: ”Alan hieman miettiä, että kulkeeko tässä yrityksessä tieto ollenkaan, kun joudun kertomaan saman asian uudelleen ja uudelleen aina eri henkilölle”.
Alla esimerkki haastattelusuunnitelmasta:
Haastattelusuunnitelmassa on myös hyvä määrittää esimerkiksi:
● millaisessa ympäristössä haastattelu tehdään, jotta se kuvaa mahdollisimman hyvin yrityksen kulttuuria
● kuinka paljon varataan aikaa kuhunkin haastatteluun, jotta varmistetaan kiireettömyyden tuntu ja annetaan myös kandidaatille riittävästi aikaa selvittää häntä askarruttavia asioita.
Kompetenssipohjaisen työhaastattelun hyödyt
Kompetenssi koostuu henkilön taidoista, asenteista ja käyttäytymisestä ja kiteytyy siihen, miten ihminen toimii eri tilanteissa. Meillä kaikilla on vahvempia ja heikompia kompetensseja. Yksi on vahvempi tilanteissa, joissa joudutaan vaikuttamaan toisten toimintaan ja toinen taas on vahvoilla, kun tarvitaan tarkkuutta vaativaa toimintaa.
Kompetenssipohjaisen- eli BEI-haastattelun (Behavioral Event Interview) ytimessä on tutkimustulos siitä, että henkilön tulevaisuuden toimintaa ennustaa parhaiten se, miten hän on toiminut aiemmin erilaisissa tilanteissa. Siksi BEI-haastattelussa keskitytään keskustelemaan siitä, miten kandidaatti on toiminut erilaisissa, tehtävässä onnistumisen kannalta kriittisissä tilanteissa.
Haastattelukysymykset ovat pääosin yhdenmukaisia jokaiselle kandidaatille ja siksi BEI-haastattelua usein kutsutaan myös strukturoiduksi haastatteluksi. Strukturoidulla haastattelulla varmistetaan mahdollisimman objektiivinen kandidaattien arviointi ja kyetään poistamaan mahdollisimman paljon haastattelijoiden ennakkoasenteita.
Haastatteluiden kautta työnhakijalle täytyy luoda mahdollisimman oikeanlainen kuva yrityksestä ja sen kulttuurista. Ensimmäinen haastattelu onkin kenties se tärkein kohtaaminen työnhakijan ja työnantajan välillä, koska siinä tarkastellaan ensimmäistä kertaa puolin ja toisin, ovatko aiemmissa rekrytointiprojektin vaiheissa annetut lupaukset totuudenmukaisia.
Kompetenssipohjainen haastattelumetodi on yleistynyt maailmalla paljon ja sen suosio kasvaa myös Suomessa. Olemme itse käyttäneet metodia jo vuosia ja kouluttaneet myös asiakkaitamme sen saloihin. Kompetenssipohjainen haastattelu tuo tuloksia, kun se toteutetaan oikein, mutta samalla se on myös työläämpi toteuttaa.
Kompetenssipohjaisen haastattelun avulla haastatteluihin luotua keskusteleva ilmapiiri ja myös kandidaatti saa itsestään parhaan irti, jolloin kompetenssit nousevat parhaiten esiin.
Kompetenssipohjaisen haastattelun esimerkki
Kompetenssipohjainen haastattelu edellyttää ennakkovalmistautumista ja strukturoidun haastattelupohjan rakentamista.
Käytämme jälleen esimerkkinä kuvitteellisen HR-päällikön kyvykkyysprofiilia ja siinä tunnistettuja kompetensseja. Yksi tunnistetuista kriittisistä kompetensseista oli vakuuttamisen ja vaikuttamisen kompetenssi, koska HR-päällikön täytyy muun muassa onnistua myymään uusia toimintamalleja liiketoiminnalle tilanteessa, jossa ne todennäköisesti vaativat heiltä suurempaa ajankäyttöä.
Vakuuttamista ja vaikuttamista voidaan tehdä monella tavalla, mutta tässä kyseisessä yrityksessä arvostetaan määrätietoista, mutta toisia arvostavaa ja oivalluttavaa toimintatapaa. Henkilön täytyy pystyä tuomaan erilaisia näkökulmia omaavia henkilöitä samalle sivulle yhteisten ratkaisujen löytämiseksi. Jyräävä vaikuttaminen ei toimi.
Tehtävässä onnistuminen edellyttää myös kekseliästä muun organisaation hyödyntämistä oman idean myymisessä sekä laaja-alaista kokemusta erilaisten vaikuttamisen keinojen käyttämisestä. Näistä asioista muodostuu vakuuttamisen ja vaikuttamisen kompetenssin ilmentymät, joita tarkastellaan haastattelussa ja kandidaatin lopullisessa arvioinnissa. Kun me selvitämme kandidaatilta hänen vahvuuttaan kyseisessä kompetenssissa, käytämme alla olevaa kiteytystä, josta löytyy kompetenssin kuvaus, ilmentymät ja esimerkkejä mitä etsiä henkilöstä haastattelussa.
Miten henkilön kompetensseja selvitetään haastattelutilanteessa?
Kompetenssipohjaisen haastattelun keskiössä on tilannekohtaiset kysymykset sekä haastateltavan toimintaa kuvaavat kertomukset.
Esimerkiksi aiemman vakuuttamisen ja vaikuttamisen kompetenssia selvittäessä aloituskysymyksiä voisivat olla:
”Kerro työurallasi tapahtuneesta tilanteesta, jossa onnistuit vakuuttamaan toiset ideastasi.”
”Kerro tilanteesta, jossa veit vastuullasi olevaa asiaa eteenpäin, mihin liittyen toisilla oli eriäviä näkemyksiä.”
”Kerro tilanteesta, jossa vakuutit toiset ja sait heidät muuttamaan toimintatapaansa.”
On huomattava, että kysymykset keskittyvät oikeasti kandidaatille tapahtuneisiin tilanteisiin. Haastateltavaa ei siis laiteta keksimään ”mitä tekisit” hypoteettisessa tilanteessa.
Me ohjaamme haastateltavaa vastaamaan kysymykseen hyödyntäen 4T+R mallilla:
Tilanne
Tehtävä
Toiminta
Tulokset
Reflektio
Aloitamme pyytämällä häntä kertomaan tilanteesta. Mitä tilanteessa pyrittiin saamaan aikaan tai mikä lähtötilanne oli, esimerkiksi “yrityksessämme haluttiin ajaa sisään uutta toimintamallia”. Seuraavaksi pyydämme häntä kuvaamaan omaa tehtäväänsä kyseisessä tilanteessa. Huomattavan usein käy niin, että haastateltava alkaa kertoa passiivissa tai me-muodossa eli esimerkiksi ”meidän tehtävämme oli…”. Tällöin pyydämme henkilöä tarkentamaan, mikä oli hänen henkilökohtainen roolinsa ja tehtävänsä tilanteessa. Sen jälkeen ohjaamme haastateltavaa kertomaan, mitä hän tarkalleen ottaen teki tilanteessa, miten ja miksi hän toimi, kuten hän toimi.
Esimerkkejä syventävistä kysymyksistä voisivat olla:
Mikä oli sinun tehtäväsi tässä tilanteessa?
Mitä sinä tarkalleen ottaen teit tuossa tilanteessa?
Miten sinä teit sen?
Mistä tiesit mitä tehdä?
Mitä ajattelit tilanteessa?
Näiden kaikkien syventävien kysymysten tarkoituksena on saada haastateltava kertomaan mahdollisimman laajasti tilanteesta ja sitä kautta varmistaa, että kykenemme tunnistamaan kyseisen kompetenssin ilmentymiä.
Kun olemme saaneet riittävästi tietoa henkilön toiminnasta vakuuttamisen ja vaikuttamisen tilanteesta, pyydämme haastateltavaa kertomaan lopputuloksesta ja reflektoimaan hänen mielestään tärkeimpiä syitä onnistumiselle (tai epäonnistumiselle).
Mikä oli tilanteen tulos tai lopputulema?
Mitä sinä ajattelit tuloksesta tai lopputulemasta?
Mitkä olivat suurimmat onnistumisen tekijät tässä?
Mitä sinä opit?
Kuuntele tarkasti, mitä haastateltava kertoo, tee syventäviä kysymyksiä ja selvitä asiaa, kunnes sinulla on mielestäsi riittävästi tietoa kyseisestä tilanteesta ja/tai kompetenssista. Tee muistiinpanoja!
Käy haastattelussa läpi jokainen tarvittava kompetenssi samalla menetelmällä. Yhden kompetenssialueen selvittäminen vie kokemuksemme mukaan aikaa noin 10-15 minuuttia. Näin ollen yhdessä haastattelussa voi paneutua maksimissaan kolmeen kompetenssiin ja siksi eri kompetenssien selvittäminen kannattaakin tarvittaessa jakaa eri haastattelukierroksille.
Tällainen on ensimmäisen kierroksen haastattelurunko
Kussakin haastattelussa tulee luonnollisesti selvittää muitakin asioita kuin kompetensseja ja kriittisen tärkeää on varata riittävästi aikaa myös kandidaatin kysymyksille. Tyypillinen ensimmäisen kierroksen 1,5 tunnin haastattelurunko meillä on suurin piirtein seuraavanlainen:
Esittelyt (15 min)
Kiitä kandidaattia hakemisesta. Kerro haastattelun tavoite, käy tehtäväkuva läpi sekä haastattelun eteneminen. Tavoitteena on luoda rentoutunut ja keskusteluun kannustava ilmapiiri.
Urapolku (lämmittely 15 min)
Pyydä kandidaattia kiteyttämään uransa punainen lanka ja nostamaan kohokohtia suhteessa haettavaan tehtävään. Tavoitteena on saada kandidaatti keskustelemaan avoimesti.
Kompetenssit ja/tai tilanteet (45 min)
Käy keskustellen läpi kompetensseihin liittyviä tilanteita ja toimintaa niissä. Hyödynnä 4T+R -metodia.
Kandidaatin kysymyksiä, havaintoja, nostoja keskustellen (20 min)
Kun edelliset vaiheet on käyty läpi huolellisesti, yleensä kandidaatilla on melko vähän kysyttävää. Avoimet asiat ovat nousseet esiin keskustelun lomassa.
Yhteenveto (15 min)
Kiitä kandidaattia, nosta esiin kannustavia huomioita ja kerro seuraavat askeleet rekrytointiprojektissa päivämäärineen.
Kompetenssipohjaisen haastattelun arviointi
On tutkittu, että ihminen muistaa vain noin 10 prosenttia kerrotusta ja siksi on kriittisen tärkeää, että teet haastattelussa muistiinpanoja. Sinun täytyy kyetä tekemään huomiota kompetensseista ja niiden ilmentymiin liittyvistä tekijöistä, koska havaintojesi pohjalta voit arvioida kandidaatin sopivuutta tehtävään. Varaa haastatteluun jälkeen itsellesi puolituntinen, koska silloin kuulemasi on parhaiten muistissasi ja voit tehdä arviosi.
Me käytämme haastatteluissamme alla olevan tyyppistä yhteenvetotaulukkoa kustakin selvitettävästä kompetenssista. Kirjaamme muistiinpanomme taulukon alaosaan, joiden pohjalta teemme arvion henkilön kompetenssista suhteessa ilmentymiin. Jos haastattelijoita on useampia, jokainen tekee omat arvionsa itsenäisesti, jonka jälkeen keskustelemme havainnoistamme ja perustelemme arviomme. Keskustelun pohjalta muodostamme kokonaisarvion henkilön kompetenssista.
