Tällainen on onnistunut perehdytys - ota täsmävinkit talteen!
Tutkimukset sanovat, että 31 % uusista työntekijöistä lopettaa ensimmäisen puolen vuoden aikana. Eniten tyytymättömyyttä aiheuttaa se, miten perehdytys hoidetaan. Jaamme nyt avaintekijät, joilla perehdytys onnistuu ja luot tunnesiteen työntekijään.
Tämän artikkelisarjan alussa todettiin rekrytoinnin tavoitteesta näin: rekrytoinnin ytimessä on löytää henkilö, jolla on strategian edellyttämään kyvykkyyttä laittaa tarvittavat asiat toimeen.
Rekrytointiprojekti onkin onnistunut aidosti vasta sitten, kun valittu henkilö saa sovittuja asioita aikaan. Tästä kulmasta katsottuna rekrytointiprosessin viides vaihe Huolehdi, että valittu henkilö pääsee vauhtiin, on erittäin tärkeä. Tämän vaiheen keskiössä on orientaatio ja perehdytys.
Orientaatio vs. perehdytys
Tutkimukset sanovat, että 31 % uusista työntekijöistä lopettaa ensimmäisen kuuden kuukauden aikana ja yli puolet heistä ensimmäisen 60 päivän aikana.
Mitä sen aikana tapahtuu? Miten siitä intoa puhkuvasta ja maata kuopivasta, näytönhalua täynnä olevasta uudesta työntekijästä tulee tyyppi, joka lähtee mieluummin jonnekin muualle, vaikka on juuri hetken aikaa sitten käynyt läpi perusteellisen rekryprosessin?
Me olemme kuulleet tuhansia tarinoita työntekijöiltä siitä, mitä yrityksissä tapahtuu ensimmäisen 100 päivän aikana. Tarinat ovat olleet inspiroivia, mutta valitettavasti joskus aikamoisia kauhutarinoita.
Olemme oppineet, että yksi suurimmista tyytymättömyyden aiheuttajista ja pois työntävistä voimista on se, miten uudet työntekijät autetaan alkuun ja onnistumaan työssään eli miten työnantajan ja työntekijän välille luodaan tunneside heti alusta saakka.
Puhutaan siis orientaatiosta ja perehdytyksestä. On tärkeä huomata, vaikka nämä kuuluvat samaan prosessiin, ne ovat kuitenkin eri asioita ja niillä on erilainen fokus. Orientaatio on muutaman ensimmäisen päivän jakso, jonka aikana työntekijä otetaan vastaan. Kun taas perehdyttämisessä on enemmän kyse tehtävään syventymisen ja ryhmäyttämisen aikaa, joka tapahtuu ensimmäisten kuukausien, jopa vuoden aikana.
Uudet työntekijät muistavat, miltä ensimmäiset päivät tuntuivat
Ensimmäisenä työpäivänä uudet työntekijät tulevat sisään virtaa täynnä ja valmiina omaksumaan. Ne muutamat ensimmäiset päivät ovat otollisinta aikaa luoda tunneside yrityksen ja työntekijän välille ja silloin myös valetaan suuntaviivat, joiden varaan työntekijäsuhde alkaa rakentua.
He imevät tietoisesti tai tiedostamattaan yrityksen prioriteeteista, mikä on uudelle työnantajalle tärkeää. Jos ensimmäinen päivä on täynnä sääntöjä, ohjeita, toimintamalleja, salasanoja, kulkukortteja, nousee esiin väistämättä tunne siitä, että juuri ne asiat ovat yrityksessä niitä tärkeimpiä. Jos esimerkiksi olette rekrytointiprosessin aikana rakentaneet mielikuvia yrityksen asiakas- ja ihmiskeskeisyydestä ja joustavuudesta, pidä huolta siitä, että nämä asiat nousevat myös orientaatiossa kepin nokkaan.
Uusilla työntekijöillä on anturit pystyssä ja he tekevät johtopäätöksiä perustuen kaikkeen, mitä he kuulevat, näkevät ja kokevat, kuinka heitä kohdellaan ja kuinka heille puhutaan. Yksityiskohdat hämärtyvät kaikessa tietotulvassa, mutta he totisesti muistavat, miltä päivä tuntui. Nämä päivät ovat hetkiä, jolloin ensimmäiset odotukset joko lunastetaan tai ne jäävät lunastamatta. Orientaatiossa on tavoitteena rakentaa lisäinnostusta olemassa olevan innostuksen päälle.
Keskity näihin 4 teemaan orientaatiossa
Avaan neljä teemaa, joihin orientaatiossa kannattaa fokusoida, jotta siitä tulee muistettava kokemus:
Esittele yrityksen brändi
Uusille työntekijöille ymmärrys siitä, mitä yrityksenne tekee ja kenelle, rakentaa pohjan kaikelle muulle. Yrityksen olemassa olemisen merkityksen esittely on loistava lähtökohta.
Seuraava vaihe on kertoa selkeästi, mitkä asiat tekevät yrityksestänne, tuotteestanne, palvelustanne uniikin asiakkaan silmissä. Mikä on asiakaslupauksenne, jonka lunastamalla yrityksen asiakkaista tulee faneja?
Huomio: Kun orientaatio alkaa fokusoimalla brändiin ja asiakkaisiin, on fiksua ottaa yrityksen myynti ja markkinointi vahvasti mukaan orientaation ensimmäisiin askeliin. Näyttäkää uusille työntekijöillenne myyntipitchinne. Antakaa heidän kokea ja kokeilla tuotteitanne ja palveluitanne. Auttakaa heitä ymmärtämään tärkeä roolinsa yrityksen asiakaslupauksen täyttämisessä.
Määrittele yrityksen tavoittelema asiakaskokemus ja asiakkaiden odotukset suhteessa yritykseen
Auta uusia työntekijöitä ymmärtämään, millainen on tavoiteltu asiakkaan kokemus asioinnista yrityksen kanssa.
Avaa, mikä on arvolupauksenne asiakkaalle ja millaisista käytännön teoista se muodostuu. Kerro, mitkä ovat kaikkein tärkeimpiä totuuden hetkiä halutun asiakaskokemuksen rakentamisessa.
Anna heidän havainnoida itse asiakaskohtaamisista, kuunnella todellista asiakaspalautetta ja tarkkailla uusia kollegoita työssään.
Auta uusia työntekijöitä ymmärtämään, mitä asiakkaat odottavat yritykseltä.
Näytä videoita asiakaskeisseistä ja miten asiakkaat käyttävät yrityksen palveluita ja ratkaisuja. Miten asiakkaanne edesauttavat omia asiakkaitaan onnistumaan teidän tuotteillanne. Pyydä pitkäaikaisinta asiakastanne kertomaan, miksi he ovat asioineet yrityksen kanssa niin kauan. Mitä he arvostavat yrityksen toiminnassa?
Avaa yrityksen historia
Yrityskulttuuri kumpuaa aina yrityksen menneisyydestä. Avaa tarinoiden kautta, miten yritys on päässyt siihen pisteeseen ja millaisista asioista olette eniten ylpeitä.
Yrityksen nykyiset tai entiset työntekijät (ja kenties jopa asiakkaat) voivat tulla kertomaan omalta kantiltaan yhteisen tarinansa yrityksen kanssa.
On tärkeää, että yrityksen ylintä johtoa on mukana tässä vaiheessa. Se välittää viestin, että uudet työntekijät ovat tärkeitä.
Arvot
Arvot kertovat, että se, miten asiat tehdään, on ainakin yhtä tärkeää kuin se, mitä tehdään.
Kertokaa käytännön esimerkkien kautta, mitä arvot tarkoittavat ja miten ne näyttäytyvät arjen tekemisessä.
Auttakaa uusia työntekijöitä ymmärtämään, miten arvot näyttäytyvät heidän työssään.
Mitä onnistunut perehdytys pitää sisällään?
Jos orientaation tehtävänä on saada luoduksi tai vahvistetuksi tunneyhteyttä työntekijän ja yrityksen välille tehtävästä riippumatta, on perehdyttämisen perimmäinen tarkoitus auttaa yksittäistä työntekijää onnistumaan omassa tehtävässään. Työntekijä halutaan saada vauhtiin mahdollisimman nopeasti.
Gallupin tekemän tutkimuksen mukaan vain 12 % työntekijöistä kokee, että heidän työnantajansa tekee hyvää työtä perehdytyksessä. Tutkimukset kertovat myös, että hyvin toteutettuna perehdytysohjelmat lisäävät 54 % työntekijän sitoutumista yritykseen ja nostaa henkilön tuottavuutta 62 %. Millaisia asioita onnistuneeseen perehdytykseen kuuluu?
Pitkäjänteisyys, tavoitteellisuus ja yksilöllisyys
Ensinnäkin se, että uusi työntekijä pääsee ulosmittamaan osaamisensa uudessa tehtävässään, vie aikaa jopa vuoden päivät. Työntekijä on aina investointi ja siihen tulee panostaa. Perehdytyksen ei kuulu olla sprintti, jossa mennään ennalta harjoiteltujen rastien läpi ja laitetaan ruksi seinään, että perehdytys on tehty, vaan ennemminkin maraton, jossa henkilölle rakennetaan pitkäjänteisesti valmius onnistua tehtävässään. Tutkimusten mukaan suurin osa perehdytysohjelmista kestää alle 90 päivää. Se, onko tuo aika riittävästi, riippuu aina työntekijän lähtötilanteesta ja tehtävän asettamista vaatimuksista.
Perehdytyksen tulee olla yksilöllinen, tavoitteellinen ja suunnitelmallinen kokonaisuus. Itse uskon vahvasti yksilöllisten perehdytyssuunnitelmien nimeen, koska jokainen uusi työntekijänä on oma yksilönsä, omalla valmiustasollaan, omalla vastuualueellaan ja omine tavoitteineen. Toki perehdytysohjelmassa voi ja pitääkin olla geneerisiä osia, mutta sitä tulisi aina katsoa yksilön näkökulmasta.
Tehtäväkohtaiset kompetenssit ja tavoitteet keulaan
Tässä artikkelisarjassa olemme kuvanneet yksityiskohtaisella tasolla, miten kompetenssipohjainen rekrytointi toteutetaan alusta loppuun. Kun olet toteuttanut rekrytoinnin pohjatyön ja haastattelut huolellisesti, on sinulla valmiina suurin osa tiedosta laadukkaan perehdytysohjelman rakentamiselle.
Olet kuvannut tehtävän ja siihen liittyvän kyvykkyysprofiilin avainkompetensseineen. Olet selvittänyt haastattelujen aikana, mitkä tehtävässä tarvittavista kompetensseista ovat henkilön vahvuuksia ja mitkä kaipaavat vahvistusta. Tätä kautta sinulla on käsissäsi henkilön komptenssigap-analyysi, jonka pohjalta voit rakentaa perehdytysohjelman tehtäväkohtaisen sisällön.
On hyvä muistaa, että vaikka olet tehnyt valintasi perustuen henkilön aiempaa kokemukseen ja kyvykkyyteen, hän ei välttämättä tiedä, miten niitä voi hyödyntää uudessa ympäristössä. Tämän oivalluksen aikaansaaminen kannattaa sisällyttää perehdytysohjelmaan.
Joskus myös vasta perehdytyksen aikana palkatun työntekijän lähiesihenkilö ymmärtää, millaista tukea hän tarvitsee onnistuakseen tehtävässään. Siksi lähiesihenkilön on hyvä olla mukana perehdytyksen toteuttamisessa tai vähintään seurattava sen etenemistä.
Perehdytyksen kolme eri kulmaa
Joskus perehdytyksen ajatellaan liittyvän ainoastaan tehtävään ja sen suorittamisessa onnistumiseen. Sen lisäksi tarvitaan laajempaa perehdytystä.
Perehdytys organisaatioon eli opeta, miten asiat toimivat
Uuden henkilön tulee ymmärtää, miten perushommat yrityksessä toimivat. Mihin auto parkkeerataan? Miten saat lounassetelit? Miten hyödynnät yrityksen intraa? Tämän lisäksi jokaisessa yrityksessä on oma kielensä ja omat lyhenteensä. Auta uutta henkilöä pääsemään eteenpäin ilman, että hänen täytyy aina kysyä.
Orientaatiovaiheessa puhuttiin jo jonkin verran yrityksen arvoista ja säännöistä. Auta henkilöä ymmärtämään käytännössä, millaista toimintaa yrityksessä arvostetaan. Kerro suunnitteluprosesseista, vuosikellosta, avainmittareista ja kilpailutekijöistä. Näitä asioita ei saada maaliin kertarykäisyllä, vaan ne edellyttävät jatkuvaa keskustelua.
Tekninen perehdytys tehtävään
Varmista vielä, että henkilö on todellakin sisäistänyt, mitä häneltä odotetaan. Miten hänen toimintansa liittyy muiden henkilöiden tai tiimin toimintaan ja tavoitteiden saavuttamiseen? Varmista, että myös tehtävän reunaehdot ovat selkeitä. Käykää läpi, millaisista asioista hän voi päättää, miten johtamiskäytännöt yrityksessä on järjestetty ja mistä asioista ja miten hänen tulee raportoida eteenpäin.
Tutkimuksen mukaan yli 60 % yrityksistä raportoi, että heillä ei ole määritelty lyhyen ajan tavoitteita uusille henkilöille. Huolehdi, että henkilö on sisäistänyt, miltä hyvä näyttää 100 päivän, puolen vuoden ja vuoden päästä. Kokemuksemme mukaan etenkin uudet henkilöt haluavat itse ymmärtää, että he tekevät oikeita asioita ja että ovat menossa oikeaan suuntaan. Ilman tavoitteita ei voi tietää, toimiiko odotusten mukaan vai ei. Tavoitteet ja niiden seuranta mahdollistaa myös ongelmakohtien havaitsemisen nopeasti. Jos tavoitteet eivät toteudu, on hyvä käydä nopeasti keskustelu, mikä mahdollistaisi onnistumisen. Näin myös uudelle henkilölle tulee tunne mahdollistavasta johtamisesta.
Sosiaalinen perehdytys eli yhteisöön pääseminen
Yksi suurimmista tekijöistä työntekijän sitoutumisen ja pois lähtemisen välillä on yhteisöön kuuluminen. Me olemme pohjimmiltamme sosiaalisia olentoja ja siksi haluamme olla osa jotain suurempaa ja merkityksellistä.
Uudet työntekijät tulevat uuteen tilanteeseen usein melko sokkona ja kaipaavat sosiaalisia suhteita. Siksi olisikin hyvä, että työntekijä yhdessä lähiesihenkilön kanssa tunnistaa ne sidosryhmät, joiden onnistumiseen henkilö omalla työllään vaikuttaa. Näitä voi olla kollegat, asiakkaat, esihenkilöt, tiimiläiset tai sisäiset asiakkaat. Perehdytysohjelmaan tulisikin mielestämme kuulua järjestetyt kahvi- ja/tai keskusteluhetket näiden tunnistettujen tahojen kanssa. Tämä on keino rakentaa kuuluvuuden tunnetta, merkitystä omalle työlleen, luottamusta ja se on myös loistava mahdollisuus uudelle henkilölle päästä kysymään neuvoja ja näkemyksiä.
Perehdyttämisen kokonaisuudella on siis aivan valtava merkitys rekrytoinnin tuloksellisuuden kanssa ja sille tulee antaa sen ansaitsema huomio. Kyseessä on yhtäältä tunnesiteen rakentaminen yritykseen ja sen työntekijöihin, toisaalta oman roolinsa merkityksen löytäminen ja loppukädessä tehtävässä onnistumisen varmistaminen. Rekrytointi on aina valtavan suuri investointi ja onnistuneiden rekrytointien odotetaan auttavan yritystä menestymään. Siksi rekrytointi on miltei aina yksi tärkeimmistä organisaation strategisista kyvykkyyksistä, johon tulee investoida ja panostaa.