Näin kiteytät haettavan roolin – katso osaamiset ja ominaisuudet kolmen linssin läpi
Miten kiteyttää työtehtävä? Miten selvittää siihen liittyvät osaamiset ja ominaisuudet, joita palkattavalta henkilöltä edellytetään? Me Bridge Impactilla suosittelemme tarkastelemaan niitä kolmen linssin läpi. Lue niistä lisää rekrytointiprosessiin pureutuvan blogisarjamme kolmannesta osasta.
Rekrytointiprosessi vaihe 1: Ymmärrä, mitä tarvitset
Osa 2 – Kyvykkyysprofiilin rakentaminen
Olet edennyt rekrytointiprosessissa nyt siihen vaiheeseen, jossa sinulla on täytettynä 4T-taustakartoitus. Ymmärrät haettavan position roolin yrityksessä ja sitä kautta tiimin toiminnassa sekä positiolle asetetut strategiset odotukset.
Ymmärrät, millaisia mahdollisia muutoksia haluatte saada aikaiseksi, mitkä ovat toimintaan liittyvät, onnistumisen kannalta kriittiset tilanteet haasteineen sekä olet määrittänyt, miltä hyvä toiminta näyttää. Taustat ovat siis kunnossa.
Edellisen vaiheen kaikkein kriittisin input tähän vaiheeseen siirryttäessä on kiteytys tunnistetuista tilanteista ja tehtävistä, jotka erottavat huippusuorituksen keskinkertaisesta. Toisin sanoen tiedät, mikä on kriittistä positiossa onnistumisessa. Tyypillisesti tällaisia tilanteita on tunnistettu noin 5-10 per positio.
Näin kiteytät haettavan roolin
Jotta saat vielä paremman kuvan siitä, millaisia asioita kannattaa kiteyttää, alla on esimerkki kuvitteellisesta HR-päällikön positiosta:
Yritys on rekrytoimassa uutta HR-päällikköä. 4T-taustakartoituksessa on selvinnyt, että hänen roolinsa ydin on omalla toiminnallaan varmistaa jatkuva virta uutta talenttia, joita tarvitaan yrityksen strategian toteuttamiseksi. Onnistumisen keskiössä on tuoda rekrytointiprosessi uudelle tasolle. HR-päällikön avaintehtävät ja niihin liittyvät tilanteet ovat:
Uuden rekrytointiprosessin kansainvälinen jalkauttaminen liiketoimintaan, jonka avulla rekrytoinnin laatu ja työnhakijakokemus paranevat huomattavasti. Jalkautuksen yhtenä tunnistettuna haasteena on se, että uusi prosessi vaatii enemmän aikaa liiketoiminnalta ja siksi muutosvastarinta voi olla mittavaa. Ideaa täytyy osata myydä sisäisesti.
Liiketoiminnan tukeminen rekrytointiprojekteissa, minkä avulla varmistetaan rekrytoinnin tasalaatuisuus yritystasolla ja autetaan liiketoimintaa tunnistamaan olennainen rekrytointitilanteissa.
Työantajamielikuvan parantaminen etenkin tavoiteltavassa kohderyhmässä. Tätä tehdään läheisessä yhteistyössä markkinoinnin kanssa, jolloin HR-päälliköllä on substanssiosaajan rooli sisällöstä.
Perehdytysprosessin kehittäminen. Uudet henkilöt halutaan saada tuottavaan rooliin mahdollisimman nopeasti ja siinä suurin vaikutus on perehdyttämisellä. Perehdyttämisprosessiin etsitään laatua, tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.
Katso kandidaatin osaamiset ja tarvittavat ominaisuudet kolmen linssin läpi
Kun olet tunnistanut onnistumisen mahdollistavat päätehtävät ja -tilanteet, sinun täytyy seuraavaksi selvittää niihin liittyvät osaamiset ja ominaisuudet, joita palkattavalta henkilöltä edellytetään. Tee se tarkastelemalla osaamista ja ominaisuuksia kolme linssin läpi:
Tiedot ja taidot: tieto on opiskeltua, taito on kokemuksen kautta tulevaa
Motivaatiotekijät: millaisista asioista henkilön tulee motivoitua
Tapa toimia: millainen toimintatapa sopii parhaiten työtehtävään ja yritykseen
Kiteytä tarkastelun tulokset kokonaisuuksiksi per työtehtävä. Me Bridge Impactilla käytämme tähän kehittämäämme Capability Design®-viitekehystä.
Capability Design®-viitekehys
Kun menestymisen tekijöitä aletaan tunnistaa, käy usein niin, että listasta alkaa tulla liian pitkä. Tällöin rekrytointiprosessin seuraavat vaiheet käyvät mahdottomiksi. Silloin on tärkeää pysähtyä ja selvittää, mitkä tekijät ovat todella kriittisiä ja mitkä vain ”nice to have”. Kysymällä miksi jokin tietty ominaisuus tai osaaminen on tärkeää, erotat olennaisen.
Tieto ja taito -tekijät voivat olla esimerkiksi:
teknistä osaamista (esim. sertifikaatit, koulutus, kielitaito)
sosiaalista osaamista (esim. tiimityö, kommunikaatio tai kyky motivoida toisia)
toiminnallista osaamista (systemaattisuus, asiakaskeskeisyys, päätöksenteko)
kokemusta (esim. kuinka vaativissa tilanteissa henkilön on täytynyt olla)
Motivaation osalta pohdi, millaisista tilanteista henkilön tulisi nauttia ja energisoitua. Ovatko ne esimerkiksi asiakkaiden kohtaaminen, tarkka rutiinityö, tiimityö tai ulkoinen vaikuttaminen?
Toimintatavan osalta pohdi, millainen toiminta mahdollistaa parhaiten toimeenpanokyvyn tunnistetuissa tehtävissä tai tilanteissa:
Työtehtävän edellyttämää toimintatapaa (esim. itsenäinen työskentely vs. tiimityö, tarkkuus, suoraviivaisuus, pitkäjänteisyys).
Yrityksen toimintakulttuurin edellyttämää toimintatapaa. Tässä täytyy tunnistaa, etsitkö henkilöä, joka istuu olemassa olevaan yrityksen toimintakulttuuriin (Culture Fit) vai etsitkö henkilön kautta muutosta olemassa olevaan toimintakulttuuriin (Culture Build).
Esimerkki työtehtävästä aiemmasta HR-päällikön 4T-taustakartoituksesta:
Edellä mainitussa HR-päällikön rekrytoinnissa oli tunnistettu neljä kriittistä avaintehtävää, joista yksi oli ”uuden rekrytointiprosessin jalkauttaminen liiketoimintaan”. Jotta henkilö kykenee tehtävään, hänellä pitää olla seuraavanlaisia osaamisia ja ominaisuuksia:
Kokemusta ja halua toimia matriisissa
Englannin kielen taitoa
Pitkäjänteisyyttä, tuloshakuisuutta ja periksiantamattomuutta
Kyky puhua liiketoiminnan kieltä
Vaikuttamisen ja toisten motivoimisen kykyä
Summaa osaamiset ja ominaisuudet kompetenssipohjaista rekrytointia varten
Kun käyt avaintehtäviä läpi, pintaan nousee sekä jo tunnistettuja että uusia osaamisia ja ominaisuuksia. Jos tietyt asiat toistuvat, korostaa se vain niiden kriittisyyttä tehtävässä onnistumisessa. Summaa ja kiteytä ne.
Ne toimivat jatkossa rekrytointiprosessin ja päätöksenteon ohjaavina tekijöinä. Nämä ovat toisin sanoen niitä kriittisimpiä tekijöitä, joita prosessin myöhemmissä vaiheissa aletaan selvittää kandidaateista.
Osa tekijöistä on helppo löytää kandidaattien CV:sta (esimerkkitapauksessa muun muassa kielitaito ja kokemus matriisissa toimimisesta), ja osa taas vaatii tarkempaa analyysia ja uudenlaista lähestymiskulmaa (esimerkiksi vaikuttamisen ja motivoimisen kyky tai tuloshakuisuus).
Olemme huomanneet, että ylivertainen tapa lähestyä näitä haastavampia tekijöitä on kompetenssipohjainen rekrytointi.
Se on rekrytoinnnin tapa, jonka suosio on lisääntynyt huomattavasti niin Suomessa kuin kansainvälisestikin. Kompetenssipohjaisen rekrytoinnin toteuttaminen vaatii paneutumista ja työkaluja, mutta niiden käyttöön ottaminen on todellakin ajan ja vaivan väärti. Kompetenssipohjaiseen rekrytointiin paneudutaan tämän artikkelisarjan seuraavassa osassa lähemmin ja yksityiskohtaisemmin.
