Vastuullinen rekrytointi – Vinkkejä oikeudenmukaisempaan ja tasa-arvoisempaan rekrytointiin

Termi vastuullinen rekrytointi on noussut enenevässä määrin viime aikoina asiakkaidemme agendalle ja teemasta on alettu keskustella myös laajemmin yhteiskunnassa. Asiakkaamme tarkastelevat vastuullista rekrytointia usein osana heidän ESG- tai CSR- tai DEI-ohjelmiansa, mutta vastuulliseen rekrytointiin liittyvä keskustelu ikä-, sukupuoli- tai etnisestä syrjinnästä pintautuu aina aika ajoin aina talous- ja aikakauslehtienkin palstoille saakka. Aihe on siis hyvin ajankohtainen ja siksi termiä on hyvä avata hieman tarkemmin.

Mitä on vastuullinen rekrytointi

Vastuulliseen rekrytointiin liittyy paljon erilaisia tekijöitä ja näkökulmia. Suomessa esiin nousee esimerkiksi anonyymi rekrytointi, työnhakijoiden tasapuolinen kohtelu, palkkatasa-arvo ja -avoimuus tai kandidaattien yksilösuojaan ja tietoturvaan liittyvät asiat. Maailmalla ja tietyillä toimialoilla teemaan osuu vahvasti esimerkiksi lapsi- ja pakkotyövoima tai korruptio. 

Oli syy tai tulokulma mikä tahansa, on hyvä, että asiasta keskustellaan ja rekrytointia kehitetään vastuullisempaan suuntaan.

Kenelle kuuluu rekrytoinnin vastuullisuus?

Rekrytointiprojektiin osallistuu muutamia toimijoita, joiden kaikkien tulee kyetä toimimaan vastuullisesti. Rekrytoiva työnantaja ja heidän edustajansa, yleensä esihenkilöt ja HR, ovat keskiössä. Heidän tulee toimia vastuullisesti työnantajaansa kohtaan ja varmistaa, että valittava henkilö kykenee saamaan aikaan tehtävässään tarvittavat tulokset. Heidän toimintaansa ohjaa myös juridiikka. Rekrytointi tulee hoitaa lain kirjaimen mukaan syrjimättömästi, tasa-arvoisesti ja tietoturvallisesti. Myös kandidaattien suuntaan on toimittava vastuullisesti arvostaen heidän aikaansa sekä panostaan ja pitäen heidät informoituina kommunikoiden ajantasaisesti, tarkoituksenmukaisesti ja avoimesti. Myös rekrytointiprosessin aikaiset päätökset on kyettävä tekemään objektiivisesti, tunnistettuihin kriteereihin pohjautuen ja ennakkoasenteita välttäen. Jos työnantaja käyttää ulkoista rekrytointikumppania, samat asiat pätevät myös heihin.

Toisaalta myös rekrytointiprosessiin osallistuvilta kandidaateilta odotetaan vastuullista toimintaa.  Mitä avoimemmin ja läpinäkyvämmin he kertovat taustoistaan ja avaavat odotuksiaan sitä paremmin kumpikin osapuoli kykenee arvioimaan, onko avoin positio juuri heille sopiva tehtävä. 

Mitkä ovat vastuullisen rekrytoinnin kulmakivet?

Vastuullisen rekrytoinnin keskiössä on strukturoitu toimintaprosessi, ja sitä tukevat työkalut sekä rekrytointiprojektiin osallistuvien ihmisten määrätietoinen ja tinkimätön prosessin mukaan toimiminen. 

Rekrytointiprosessin voi jakaa neljään osaan:

1. Rekrytointikriteerien tunnistaminen

Rekrytointiprosessin ytimessä on systemaattisesti tunnistetut rekrytointikriteerit, jotka ohjaavat koko rekrytointiprojektia ja ovat vastuullisen rekrytoinnin kivijalka. Mitä osaamista ja kokemusta tehtävässä onnistumisessa tarvitaan? Millainen toiminta- ja ajattelutapa tukee parhaiten roolissa onnistumista? Millaisista asioista henkilön tuli motivoitua, jotta hän viihtyisi työssä? Millaisessa toimintaympäristössä henkilön tulisi viihtyä?

Kriteereihin liittyvät kompetenssit, persoonatekijät, motivaatiolähteet, arvot jne. tulee kirjata ylös ja huolehtia, että jokainen projektiin osallistuva ymmärtää ne samalla tavoin. Kun kriteerit on valittu liiketoimintalähtöisesti ja objektiivisesti, lähtee rekrytointiprojekti hienosti oikeille vastuullisille jengoille heti alusta saakka.

2.  Kandidaattien houkutteleminen

Rekrytoinnin onnistumisessa on keskeisenä tekijänä luonnollisesti se, että projektiin saadaan innostetuksi mukaan oikean profiilin omaavia kandidaatteja joko ilmoituksen tai suoran kontaktoinnin avulla. 

Työpaikkailmoitus tulee rakentaa vastuullisesti.  Vastuullisesti tehdyssä työpaikkailmoituksessa ei saa olla syrjiviä sanamuotoja, siinä tulee olla avoimesti kerrottuna tehtävän sisältö ja myös avattuna em. kriteerit. Näin ollen kandidaatti pystyy tekemään mahdollisimman objektiivisen arvion soveltuvuudestaan ja kiinnostuksestaan tehtävää kohtaan. Myös palkkauksesta kannattaa kertoa mahdollisimman avoimesti.

Jos rekrytointia tehdään suorahaun menetelmin vastuullisesti, tulee huolehtia, että ’research’-työssä keskitytään tunnistettuihin kriteereihin ja ’long list’ rakennetaan mahdollisimman monimuotoiseksi välttäen ennakkoasenteita ja häilyviä mieltymyksiä. Ulkoisen partnerin on osattava myös haastaa asiakasta pohtimaan kriteerejä vastuullisesti välttäen syrjiviä tai muuten latautuneita näkemyksiä.

3. Tiedon hankinta

Olennainen osa rekrytointiprosessia on tiedon ja ’todistusaineiston’ hankinta liittyen kandidaatteihin. Kun tiedonhankintaa tehdään vastuullisesti, keskitytään edellä tunnistettuihin kriteereihin ja tukeudutaan pääsääntöisesti kandidaatilta itseltään saatuihin tietoihin tai hänen itsensä identifioimiin lähteisiin. 

Koska suuri osa tiedosta saadaan tänä päivänä haastattelujen avulla, on niihin panostettava paljon. Haastatteluihin on valmistauduttava huolellisesti ja on todella pohdittava millä keinoin ja millaisilla kysymyksillä kyetään saamaan kattavasti tietoa ja ’todistusaineistoa’ kandidaatilta.  Strukturoiduilla haastatteluilla ja haastattelujen etukäteissuunnittelulla kyetään tekemään kandidaattien välinen arviointi vastuullisesti. 

Kun rekrytointiprojektin haastatteluvaiheet suunnitellaan ja koordinoidaan, voidaan selvittää asioita eri kriteereistä rekrytointiprojektin eri vaiheiden haastatteluissa. Näin kyetään maksimoimaan saadun tiedon määrä ja laatu sekä toisaalta arvostetaan kandidaattien aikaa, kun he eivät joudu kertomaan samoja asioita useaan kertaan projektin eri vaiheissa.

Haastattelujen aikana kerätty tieto ja materiaali tulee dokumentoida tunnistettuja kriteerejä vasten ja tulevia päätöksiä silmällä pitäen.

4.  Koko prosessin läpi leikkaava valintojen tekeminen

Kaikki valinnat projektin aikana ovat vastuullisen rekrytoinnin totuuden hetkiä. Rekrytointiin osallistuvat tahot tekevät useita valintoja eri vaiheissa prosessia. Valitaan päätöksenteonkriteerit, valitaan CV:iden ja hakemusten pohjalta haastatteluun kutsuttavat kandidaatit, valitaan eri vaiheissa eteenpäin pääsevät kandidaatit ja lopuksi valitaan ’se kaikkein sopivin henkilö’.

Kun valintoja on tekemässä ihmiset eikä koneet, on aina vaarana, että ennakkoasenteet, tunteet ja ajatusvääristymät luikertelevat mukaan päätöksentekoon.  Kun päätökset kyetään tekemään objektiivisesti pohjautuen projektin alussa identifioituihin kriteereihin sekä tiedon hankinnan aikana tunnistettuihin ’todistusaineistoihin’, on päätökset tehty mahdollisimman vastuullisesti.

Koska kukaan ei ole immuuni erilaisille ajattelun vinoumille, on erittäin tärkeää tunnistaa asia. Rekrytoinnin vastuullisuuden ja valintojen objektiivisuuden varmistamiseksi onkin kannustettavaa pysähtyä havainnoimaan ’miksi päädyin tällaiseen päätökseen, miksi juuri tämä kandidaatti vaikuttaa sopivalta, täyttääkö tämä kandidaatti todella vaadittavat kriteerit?’

Vastuullista päätöksentekoa auttaa näkemysten dokumentointi ja kaikkien rekrytointiprojektiin osallistuvien henkilöiden kanssa käydyt reflektoinnit.

Miten rekrytointia kehitetään vastuullisemmaksi?

Kuten vastuullinen rekrytointi itsessään, myös sen kehittäminen vaatii systemaattista työtä. Jotta kyetään arvioimaan yrityksen vastuullisen rekrytoinnin tila, tulee koko rekrytointikokonaisuus ensin jakaa vaiheisiin. Tämän jälkeen tulee tunnistaa kuhunkin vaiheeseen liittyvät prosessit ja työkalut sekä vaiheeseen liittyvät ihmisten toiminta. Kehittäjän tulee kysyä: Onko meillä olemassa rekrytointivaiheen prosessikuvaus, löytyykö meiltä prosessia tukevat työkalut, jotka ohjaavat ja määrämuotoistavat rekrytointiin osallistuvien henkilöiden toimintaa ja lopuksi kuinka laadukasta henkilöiden toiminta kussakin vaiheessa on. 

Me Bridge Impactissa olemme auttaneet lukuisia asiakkaitamme oman rekrytointitoimintansa kehittämisessä vastuullisemmaksi. Autamme heitä kartoittamaan ja arvioimaan heidän prosessinsa, työkalunsa ja toimintaansa laadun. Kymmeninen arviointihankkeiden kautta olemme havainneet, että prosessit ja työkalut ovat suurelta osin aika hyvässä kunnossa ja että suurimmat haasteet löytyvät loppujen lopuksi siitä, miten projekteihin osallistuvat henkilöt toimivat projektin eri vaiheissa.

Olemme kehittäneet asiakkaillemme ensimmäisen tason kevyen arviointityökalun, jonka avulla he pystyvät itse tunnistamaan rekrytointitoimintansa vastuullisuuden laadun ja havainnoimaan suurimmat mahdolliset epäkohdat.

Jos kiinnostuit työkalustamme tai haluat kuulla vastuullisen rekrytoinnin aiheesta lisää, ota yhteyttä Bridge Impactin asiantuntijoihin ja katsotaan kuinka voimme auttaa sinua varmistamaan, että teidän rekrytointinne on vastuullista.Avaa yrityksen historia